ธุรกิจโตแล้ว ถึงเวลาที่เจ้าของต้องเลิกทำทุกอย่างเองหรือยัง?

5 สัญญาณที่บอกว่าเจ้าของธุรกิจ SME ควรเลิกทำทุกอย่างเอง พร้อม 4 ขั้นเปลี่ยนบทบาทสู่ผู้บริหาร อ้างอิงงานวิจัย Gallup และ พ.ร.บ.โรงงาน 2562

ในการทำงานกับผู้ประกอบการ SME ภาคการผลิตและการค้า สิ่งที่พบซ้ำ ๆ คือธุรกิจจำนวนมากไม่ได้หยุดโตเพราะตลาดไม่มี หรือสินค้าไม่ดี แต่หยุดโตเพราะชนเพดานเวลาของเจ้าของหนึ่งคน ทุกใบเสนอราคา ทุกการสั่งซื้อ ทุกการอนุมัติ ยังต้องผ่านคนเดียวกัน

ข้อมูลเชิงประจักษ์สนับสนุนเรื่องนี้ชัดเจน Gallup ศึกษาซีอีโอในกลุ่ม Inc. 500 จำนวน 143 คน พบว่ากลุ่มที่มีทักษะการมอบหมายงานสูง มีอัตราการเติบโตเฉลี่ย 3 ปีที่ 1,751% สูงกว่ากลุ่มที่มอบหมายงานได้น้อย 112 จุดเปอร์เซ็นต์ และมีรายได้สูงกว่าถึง 33% ในปีเดียวกัน กล่าวคือความสามารถในการ "ไม่ทำเอง" เป็นตัวแปรที่วัดผลได้จริงในงบการเงิน ไม่ใช่เพียงแนวคิดการบริหาร

คำถามจึงไม่ใช่เจ้าของทำเองเก่งหรือไม่ แต่เป็นถึงเวลาเปลี่ยนบทบาทแล้วหรือยัง และเนื่องจาก MSME คิดเป็น 35.2% ของ GDP ประเทศไทยตามรายงานของ สสว. ขีดความสามารถในการขยายกิจการของผู้ประกอบการแต่ละรายจึงมีความหมายมากกว่าเรื่องส่วนตัว บทความนี้สรุป 5 สัญญาณที่ใช้วินิจฉัยได้ พร้อม 4 ขั้นที่ทำได้จริง

5-สัญญาณที่บอกว่าถึงเวลาเปลี่ยนบทบาท

1. ทุกการตัดสินใจต้องผ่านเจ้าของ ทดสอบง่าย ๆ ด้วยการไม่รับสายครึ่งวัน แล้วดูว่ามีงานค้างกี่จุด ถ้าใบเสนอราคาค้าง ของไม่ออกจากคลัง หรือไลน์ผลิตหยุดรอคำตอบ นั่นหมายความว่าธุรกิจยังไม่มีระบบ แต่ใช้เจ้าของทำหน้าที่แทนระบบอยู่

2. ปฏิเสธออเดอร์เพราะ "ไม่มีเวลา" ไม่ใช่เพราะ "ทำไม่ได้" เมื่อคำสั่งซื้อจากลูกค้ารายใหญ่หรือช่องทางใหม่เข้ามาแล้วต้องปฏิเสธ ต้นทุนค่าเสียโอกาสนี้ไม่ปรากฏในงบกำไรขาดทุน แต่เป็นต้นทุนที่แพงที่สุดของธุรกิจที่กำลังโต

3. ตอบตัวเลขสำคัญไม่ได้ทันที กำไรขั้นต้นเดือนล่าสุดกี่เปอร์เซ็นต์ ต้นทุนต่อหน่วยเท่าไร อัตราการส่งตรงเวลาเท่าไร ลูกหนี้ค้างเกิน 60 วันมีเท่าไร ถ้าคำตอบคือต้องขอไปดูก่อน แปลว่าเวลาของเจ้าของถูกงานหน้างานกินไปหมดแล้ว

4. เจ้าของหยุดพักไม่ได้ และทีมไม่กล้าตัดสินใจ สองอาการนี้มักมาคู่กัน เพราะเมื่ออำนาจตัดสินใจรวมศูนย์อยู่ที่คนเดียว หัวหน้างานจะทำได้เพียงส่งต่อคำสั่ง ไม่ได้บริหารจริง ผลคือคนเก่งอยู่ไม่นาน และธุรกิจกลายเป็นกิจการที่ประเมินมูลค่าและส่งต่อได้ยาก

5. พื้นที่ทำงานล้น และปัญหาเดิมวนซ้ำทุกเดือน ของกองหน้าบ้าน ห้องนั่งเล่นกลายเป็นโต๊ะแพ็กสินค้า สต็อกนับไม่ได้ ของเสียเกิดจุดเดิมทุกเดือน อาการเหล่านี้ไม่ใช่ปัญหาวินัยของพนักงาน แต่เป็นสัญญาณว่ากำลังแก้ที่อาการ ไม่ได้แก้ที่ระบบและโครงสร้างพื้นฐาน

เกณฑ์ที่ใช้ได้จริงคือ หากเข้าข่ายตั้งแต่ 3 ข้อขึ้นไป ควรเริ่มเปลี่ยนบทบาททันที ไม่ต้องรอให้ยอดขายถึงตัวเลขใด

"ผู้ลงมือทำ" กับ "ผู้บริหาร" ต่างกันที่อะไร

Michael E. Gerber อธิบายไว้ในหนังสือ The E-Myth Revisited ว่าเจ้าของธุรกิจต้องสวมสามบทบาท คือ ช่างเทคนิค ผู้จัดการ และผู้ประกอบการ ปัญหาคลาสสิกของ SME คือเจ้าของติดอยู่ในบทบาทช่างเทคนิคที่ทำงานหน้างานเก่งมาก จนไม่มีเวลาทำงานสองบทบาทที่เหลือ Gerber สรุปสั้น ๆ ว่าต้องเปลี่ยนจากการทำงาน "ในธุรกิจ" ไปเป็นการทำงาน "กับธุรกิจ"

ในทางปฏิบัติ ความต่างวัดได้จากสามจุด

• หน่วยวัดผล เปลี่ยนจากจำนวนงานที่เสร็จในหนึ่งวัน เป็นกำไรขั้นต้นและกำลังผลิตต่อเดือน
• กรอบเวลา เปลี่ยนจากรายวัน เป็นรายไตรมาสและรายปี
• สิ่งที่ต้องส่งมอบ เปลี่ยนจากงานที่เสร็จด้วยมือตัวเอง เป็นระบบและคนที่ทำให้งานเสร็จได้โดยไม่ต้องมีเจ้าของอยู่ด้วย

เปลี่ยนบทบาทโดยไม่ทำให้ธุรกิจสะดุด

ขั้นที่ 1 จดเวลาทำงานของตัวเอง 2 สัปดาห์ จดงานทุกอย่างที่ทำในหนึ่งวัน แล้วแยกเป็นสี่กลุ่ม คือ งานที่ต้องทำเองจริง งานที่สอนคนอื่นได้ งานที่ควรจ้างข้างนอก และงานที่เลิกทำได้เลย เจ้าของส่วนใหญ่จะพบว่ากลุ่มแรกมีสัดส่วนน้อยกว่าที่คาดไว้มาก

ขั้นที่ 2 ถอดวิธีทำงานออกจากหัวให้เป็นเอกสาร เริ่มจากงานที่ทำซ้ำบ่อยที่สุด 5 งาน เขียนเป็นขั้นตอนพร้อมเกณฑ์ตัดสินว่างานที่ดีต้องเป็นอย่างไร ถ่ายวิดีโอสั้นด้วยมือถือประกอบได้ สิ่งที่ขัดขวางการมอบหมายงานมักไม่ใช่การขาดคน แต่เป็นการที่วิธีทำงานอยู่ในหัวเจ้าของเพียงคนเดียว

ขั้นที่ 3 มอบงานพร้อมอำนาจตัดสินใจที่เขียนเป็นตัวเลข การมอบหมายงานที่ล้มเหลวส่วนใหญ่คือให้งานแต่ไม่ให้อำนาจ ควรระบุให้ชัดว่าอนุมัติเองได้ในวงเงินเท่าไร ลดราคาได้กี่เปอร์เซ็นต์ สั่งวัตถุดิบได้ถึงระดับใด และเรื่องใดต้องขออนุมัติ เมื่อขอบเขตเป็นตัวเลข คนจะกล้าตัดสินใจ

ขั้นที่ 4 เปลี่ยนจากสั่งงานรายวันเป็นทบทวนตัวเลขรายสัปดาห์ เลือกตัวชี้วัด 5-7 ตัวที่บอกสุขภาพธุรกิจได้จริง เช่น ยอดขาย กำไรขั้นต้น กำลังผลิตต่อวัน อัตราของเสีย การส่งตรงเวลา และลูกหนี้ค้างชำระ ประชุมสั้นสัปดาห์ละครั้งเพื่อดูว่าตัวไหนหลุดเป้าและใครรับไปแก้ พร้อมกันนั้นให้ล็อกเวลาไว้สัปดาห์ละครึ่งวันสำหรับงานที่มีแต่เจ้าของทำได้ เช่น วางแผนกำลังผลิต เจรจาคู่ค้ารายใหญ่ และวางแผนการเงิน

บทสรุป

การเลิกทำทุกอย่างเองไม่ใช่การปล่อยมือ แต่คือการเปลี่ยนจากคนที่ทำให้งานเสร็จ ไปเป็นคนที่ทำให้ธุรกิจเดินได้เองแม้เจ้าของไม่อยู่ ให้ใช้ 5 สัญญาณข้างต้นเป็นเครื่องมือวินิจฉัย แล้วเริ่มจากขั้นที่ทำได้ทันที คือจดเวลาสองสัปดาห์ ถอดวิธีทำงานเป็นเอกสาร มอบอำนาจเป็นตัวเลข และทบทวนตัวชี้วัดรายสัปดาห์ โดยไม่ลืมว่าพื้นที่และโครงสร้างพื้นฐานคือส่วนหนึ่งของระบบ ไม่ใช่เรื่องแยกกัน

FAQ คำถามที่พบบ่อย

Q1: ควรเริ่มเปลี่ยนบทบาทเมื่อยอดขายถึงเท่าไร

A: ไม่มีตัวเลขที่ใช้ได้กับทุกธุรกิจ เพราะขึ้นกับประเภทกิจการและอัตรากำไร ให้ดูอาการแทนตัวเลข หากเข้าข่ายสัญญาณตั้งแต่ 3 ข้อขึ้นไป หรือเริ่มปฏิเสธคำสั่งซื้อเพราะกำลังคนและพื้นที่ไม่พอ นั่นคือจุดที่ควรเริ่มวางระบบ

Q2: ถ้ายังไม่มีงบจ้างผู้จัดการ จะเริ่มอย่างไร

A: ไม่จำเป็นต้องจ้างตำแหน่งบริหารตั้งแต่ต้น เริ่มจากยกระดับพนักงานที่มีอยู่ให้เป็นผู้รับผิดชอบเฉพาะด้าน เช่น คลังสินค้าหรือการผลิต โดยให้ขอบเขตอำนาจตัดสินใจที่ชัดเจนพร้อมเอกสารขั้นตอนการทำงาน แล้วค่อยจ้างระดับบริหารเมื่อรายได้และระบบพร้อมกว่านี้

Q3: มอบหมายงานไปแล้วคุณภาพตก ควรทำอย่างไร

A: สาเหตุมักมีสามข้อ คือ ไม่ได้กำหนดเกณฑ์ว่างานที่ดีคืออะไร ไม่มีจุดตรวจระหว่างทาง และไม่มีการสอนงานอย่างเป็นระบบ วิธีแก้คือเขียนเกณฑ์คุณภาพให้วัดได้ ตั้งจุดตรวจในขั้นตอนที่ผิดพลาดบ่อย และติดตามผลรายสัปดาห์ในช่วงแรก การดึงงานกลับมาทำเองจะทำให้วงจรเดิมกลับมาทันที