เตรียมให้พร้อม! ก่อนขยายโรงงาน SME ต้องวางระบบองค์กรอะไรบ้าง

การวางระบบให้ชัดเจนก่อนขยายโรงงาน SME จะช่วยเพิ่มศักยภาพของธุรกิจเพื่อการเติบโตอย่างมืออาชีพ จึงต้องรู้ว่ามีการวางแผนงานและโครงสร้างต่างๆ อย่างไรบ้าง

เป็นเรื่องปกติเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น มีรายได้และพนักงานเพิ่ม เจ้าของธุรกิจเองย่อมมองหาช่องทางเพื่อขยายโรงงาน SME ของตนเอง อย่างไรก็ตามเพื่อให้มั่นใจว่าเมื่อดำเนินการแล้วผลลัพธ์จะออกมาตรงตามความคาดหวัง ก่อนขยายโรงงาน หรือมองหา Mini Factory ต้อง เตรียมในเรื่องเหล่านี้ให้พร้อมเข้าไว้

ระบบองค์กรที่ต้องวางให้ชัดเจนก่อนขยายโรงงาน SME

1. วางโครงสร้างองค์กรให้ชัด

ต้องแบ่งหน่วยงานหรือฝ่ายต่าง ๆ ภายในองค์กรให้ชัดเจน เช่น ส่วนของออฟฟิศ มีฝ่ายบัญชี ฝ่ายขาย ฝ่ายการตลาด ฝ่ายจัดซื้อ แอดมิน ส่วนของฝ่ายผลิตและคลังสินค้า มีฝ่ายผลิต ฝ่าย QC ฝ่ายสต๊อกสินค้า ฯลฯ จะช่วยให้ธุรกิจขยายตัวได้อย่างมั่นคงและมีประสิทธิภาพ

2. กำหนดความรับผิดชอบของแต่ละฝ่าย

จากเดิมที่การทำงานอาจยังไม่เป็นระบบมากนักเมื่อขยายโรงงาน SME ต้องกำหนดให้ชัดว่าใครรับผิดชอบส่วนไหน มีตำแหน่งอะไรบ้าง เพื่อลดการทำงานซ้ำซ้อน หมดปัญหาเรื่องการโยนงาน หรือเกี่ยงกันทำงาน และยังส่งผลดีต่อการประเมิน KPI ของพนักงานแต่ละคนอีกด้วย

3. กำหนด SOP หรือ Workflow ในแต่ละตำแหน่งให้ชัดเจน

การระบุ SOP หรือข้อกำหนดการทำงานมาตรฐานจะช่วยสร้าง Workflow การทำงานที่มีคุณภาพ แม้มีพนักงานใหม่เข้ามาก็สามารถทำหน้าที่ของตนเองได้ทันที เช่น ฝ่ายขาย มีหน้าที่ในการหาลูกค้าใหม่ ดูแลลูกค้าเก่า วางแผนงาน สรุปยอดขายแต่ละเดือน ระบุลูกค้าใหม่ หรือลูกค้าที่มีการติดต่อ เป็นต้น

4. วางระบบภาพรวมทั้งหมดให้ชัดเจน

เมื่อแต่ละคนมีตำแหน่งหน้าที่ ความรับผิดชอบของตนเองแล้ว ก็เข้าสู่ขั้นตอนของการวางระบบภาพรวมของธุรกิจให้ชัดเจนเพื่อสร้างความเป็นมืออาชีพ ทั้งระบบเอกสารและการอนุมัติ ระบบสต๊อกสินค้า ขั้นตอนการผลิตและการ QC งาน ระบบขนส่งสินค้า ฯลฯ

5. มีการนำระบบบริหารจัดการเข้ามาใช้งาน

ไม่ว่าจะเป็นระบบ ERP ระบบ WMS ระบบ Manufacturing Software ระบบ Cloud Storage หรืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ ยิ่งถ้าเป็นเจ้าของกิจการรุ่นใหม่น่าจะเข้าใจการนำเทคโนโลยีเหล่านี้เข้ามาใช้มากขึ้นอย่างแน่นอน ซึ่งระบบต่าง ๆ มีส่วนช่วยให้ธุรกิจเติบโตได้มากขึ้น มีแบบแผน มองเห็นปัญหาชัดเจนและแก้ไขได้รวดเร็ว

ทำไมต้องวางระบบองค์กรให้พร้อมก่อนขยายโรงงาน SME

การวางระบบต่าง ๆ ขององค์กรให้พร้อมก่อนขยายโรงงาน SME จะช่วยลดความเสี่ยงด้านปัญหาที่อาจเกิดขึ้น และยังเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานให้เป็นมืออาชีพมากขึ้น ซึ่งเหตุผลที่เกี่ยวข้อง มีดังนี้

• บริหารจัดการง่าย ทุกคนรู้หน้าที่ความรับผิดชอบของตนเอง
• ลดความเสี่ยงต่อข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นทั้งการสื่อสารและการปฏิบัติงาน
• พบเจอปัญหาได้รวดเร็วและสามารถแก้ไขโดยใช้เวลาไม่นาน
• สร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ทุกคนเข้าใจ และปฏิบัติตามได้อย่างเหมาะสม
• เจ้าของธุรกิจมีโอกาสพัฒนาธุรกิจของตนเองให้เติบโตมากขึ้น

บทสรุป

การเตรียมความพร้อมก่อนขยายโรงงาน SME ในด้านต่าง ๆ ทั้งเรื่องของโครงสร้างองค์กร การกำหนดความรับผิดชอบ ระบุ SOP วางแผนภาพรวม และการนำเทคโนโลยีมาใช้ย่อมช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ และสร้างองค์กรที่มีมาตรฐาน เหมาะกับการต่อยอดธุรกิจในระยะยาว และที่สำคัญต้องมองหา Mini Factory ที่เหมาะกับประเภทธุรกิจด้วย

FAQ: คำถามที่พบบ่อย

Q1: โครงสร้างองค์กรที่ดีเป็นอย่างไร?

A: โครงสร้างองค์กรที่ดีต้องมีการกำหนดฝ่ายหรือภาคส่วนการทำงาน มีผู้รับผิดชอบในตำแหน่งต่าง ๆ พร้อมระบุขอบเขตของงานให้ชัดเจน

Q2: การกำหนด KPI มีข้อดีต่อธุรกิจอย่างไร?

A: การมี KPI จะช่วยให้ธุรกิจมองเห็นศักยภาพของพนักงานแต่ละคน พร้อมปรับบทบาทให้เหมาะสมเพื่อสร้างผลลัพธ์ที่ดีในอนาคต

Q3: โรงงานที่เหมาะกับการขยายโรงงาน SME ควรเป็นแบบไหน?

A: โรงงานขนาดเล็ก หรือ Mini Factory เหมาะกับธุรกิจ SME ที่เพิ่งเริ่มต้นหรือเคยเป็นธุรกิจครอบครัวมาก่อน ขนาดกำลังเหมาะสม บริหารจัดการได้ดีกว่าแบบเดิม แต่ไม่ใหญ่จนเกินภาระหน้าที่