ขยายพนักงานแล้ว Office เดิมไม่พอ ต้องวางแผนอย่างไร?

วิธีวางแผนพื้นที่ออฟฟิศจากจำนวนพนักงาน โครงสร้างทีม และการเติบโต 3 ปี พร้อมเกณฑ์ 10 ตร.ม. ต่อคน และข้อกำหนดกฎหมายที่ต้องตรวจก่อนเซ็นสัญญา

อาการที่บอกว่าออฟฟิศเดิมไม่พอมักมาพร้อมกันหลายเรื่อง โต๊ะเริ่มเบียด ห้องประชุมจองไม่ได้ ที่จอดรถเต็มก่อนเก้าโมง และเสียงคุยโทรศัพท์รบกวนคนที่ต้องใช้สมาธิ

ปัญหาคือเวลาตัดสินใจ เจ้าของส่วนใหญ่วางแผนจากคำถามว่า "ต้องเพิ่มโต๊ะกี่ตัว" ซึ่งเป็นคำถามที่ทำให้ได้พื้นที่พอดีตัวและกลับมาแออัดใหม่ในเวลาไม่ถึงสองปี คำถามที่ถูกต้องกว่าคือพื้นที่ต้องรองรับจำนวนคน โครงสร้างทีม และการเติบโตในอีกสามปีข้างหน้าเท่าไร

บทความนี้สรุปวิธีวางแผนพื้นที่ออฟฟิศเป็น 4 ขั้น พร้อมตัวเลขอ้างอิงและข้อกำหนดทางกฎหมายที่ต้องตรวจก่อนเซ็นสัญญา

ขั้นที่ 1 คำนวณจากจำนวนคน ไม่ใช่จำนวนโต๊ะ

เกณฑ์ที่ใช้อ้างอิงได้คือคู่มือของ British Council for Offices ฉบับปรับปรุงปี 2023 ซึ่งแนะนำให้ใช้ความหนาแน่น 10 ตารางเมตรต่อคน คิดจากพื้นที่ใช้สอยสุทธิ เป็นมาตรฐานในการออกแบบพื้นที่ทำงานทั่วไป โดยเกณฑ์เดิมที่ 8 ตารางเมตรต่อคน ถูกปรับให้ใช้เฉพาะกรณีพิเศษเท่านั้น เหตุผลที่ปรับขึ้นคือรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่นขึ้นทำให้ต้องการพื้นที่ส่วนกลางมากกว่าเดิม

ในทางปฏิบัติ ให้ใช้ตัวเลขนี้เป็นจุดตั้งต้น เช่น ทีม 30 คน ต้องการพื้นที่ใช้สอยสุทธิประมาณ 300 ตารางเมตร แต่ต้องเข้าใจว่าพื้นที่เช่าหรือพื้นที่ก่อสร้างจริงจะมากกว่านั้น เพราะยังมีผนัง ช่องบันได ห้องเครื่อง และทางเดินรวมอยู่ด้วย

สัดส่วนที่ใช้วางแผนคร่าว ๆ ได้คือ พื้นที่นั่งทำงานประมาณ 55 ถึง 60% ของพื้นที่ใช้สอย ห้องประชุมและพื้นที่ส่วนกลางประมาณ 20 ถึง 25% และทางเดินกับพื้นที่บริการอีกประมาณ 20% หากออกแบบโดยไม่กันสัดส่วนสองส่วนหลังไว้ ผลที่ได้คือออฟฟิศที่มีโต๊ะครบแต่ไม่มีที่ประชุมและไม่มีที่เก็บของ

ขั้นที่ 2 แปลโครงสร้างทีมให้เป็นผังพื้นที่

จำนวนคนบอกได้แค่ขนาด แต่โครงสร้างทีมเป็นตัวกำหนดรูปร่างของผัง ให้เริ่มจากสามคำถาม ใครต้องคุยกับใครทุกวัน ทีมที่ประสานงานกันถี่ควรอยู่ในระยะเดินถึงกันโดยไม่ต้องผ่านโซนอื่น เช่น ฝ่ายขายกับฝ่ายบัญชีที่ต้องตรวจเครดิตลูกค้า หรือฝ่ายผลิตกับฝ่ายคลังที่ต้องยืนยันวัตถุดิบทุกเช้า การวางสองทีมนี้ห่างกันทำให้เกิดการเดินไปมาที่กินเวลาโดยไม่มีใครนับ

ใครต้องรับคนนอก ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายขาย และฝ่ายบุคคล มีคนนอกเข้ามาพบเป็นประจำ ตำแหน่งของทีมเหล่านี้ควรอยู่ใกล้ทางเข้าและมีห้องรับรองแยก เพื่อไม่ให้ผู้มาติดต่อเดินผ่านพื้นที่ทำงานทั้งหมด ซึ่งเป็นทั้งเรื่องสมาธิของทีมและเรื่องการควบคุมข้อมูล

ใครต้องใช้สมาธิสูง งานบัญชี งานเขียนแบบ และงานตรวจเอกสาร ต้องการโซนที่แยกจากพื้นที่ที่มีเสียงโทรศัพท์ตลอดวัน

สำหรับจำนวนห้องประชุม ให้นับจากจำนวนการประชุมจริงในหนึ่งสัปดาห์และขนาดผู้เข้าร่วม แล้วจัดเป็นสามขนาด คือห้องเล็กสำหรับ 2 ถึง 4 คนที่ใช้บ่อยที่สุด ห้องกลางสำหรับ 6 ถึง 8 คน และห้องใหญ่สำหรับประชุมทั้งทีมหรือรับลูกค้า ความผิดพลาดที่พบบ่อยคือทำห้องใหญ่ห้องเดียว แล้วการคุยงานสองคนก็ไปยึดห้องนั้นทั้งวัน

ขั้นที่ 3 กันเผื่อการเติบโตด้วยตัวเลข ไม่ใช่ด้วยความรู้สึก

วิธีประมาณจำนวนคนในอีกสามปีที่ใช้ได้จริงคือ นำเป้ายอดขายปีที่สามหารด้วยรายได้ต่อพนักงานหนึ่งคนในปัจจุบัน ผลลัพธ์จะเป็นจำนวนคนที่ต้องรองรับ หากธุรกิจตั้งใจเพิ่มผลิตภาพต่อคนด้วย ให้ปรับตัวหารขึ้นตามเป้าที่ตั้งไว้ วิธีนี้ทำให้การถกเถียงเรื่องขนาดพื้นที่มีฐานตัวเลข ไม่ใช่การเดา

หลักที่ควรใช้คือออกแบบโครงสร้างและระบบให้รองรับจำนวนคนปีที่สาม แต่ลงทุนตกแต่งเฉพาะส่วนที่ใช้ในปีแรก ระบบไฟฟ้า ระบบปรับอากาศ จำนวนจุดเน็ตเวิร์ก และตำแหน่งห้องน้ำ เป็นสิ่งที่แก้ทีหลังแพงที่สุด ขณะที่โต๊ะและพาร์ทิชันเพิ่มเมื่อไรก็ได้

ตัวเลขที่ควรเริ่มเก็บตั้งแต่วันนี้เพื่อใช้ต่อรองและออกแบบมีสามตัว คือ อัตราการใช้ห้องประชุมในชั่วโมงเร่งด่วน จำนวนที่นั่งที่ว่างจริงในช่วงพีค และจำนวนรถยนต์กับมอเตอร์ไซค์ของพนักงานและผู้มาติดต่อ

ขั้นที่ 4 ตรวจข้อกำหนดทางกฎหมายก่อนเซ็นสัญญา

ข้อนี้เป็นจุดที่ SME พลาดบ่อยที่สุด เพราะพื้นที่ที่ดูใช้ได้อาจไม่ตรงเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนดสำหรับการใช้เป็นสำนักงาน

ความสูงจากพื้นถึงฝ้า กฎกระทรวงฉบับที่ 55 (พ.ศ. 2543) ข้อ 22 กำหนดระยะดิ่งของห้องที่ใช้เป็นสำนักงานไม่น้อยกว่า 3.00 เมตร ขณะที่ห้องพักอาศัยและช่องทางเดินกำหนดไว้ 2.60 เมตร และห้องขายสินค้ากับคลังสินค้ากำหนดไว้ 3.50 เมตร ประเด็นนี้สำคัญเพราะการดัดแปลงอาคารพาณิชย์หรือทาวน์โฮมมาใช้เป็นสำนักงาน มักได้ความสูงระดับที่พักอาศัย ซึ่งอาจไม่ผ่านเกณฑ์

ที่จอดรถ กฎกระทรวงฉบับที่ 7 (พ.ศ. 2517) กำหนดว่าอาคารสำนักงานที่มีพื้นที่รวมเกิน 300 ตารางเมตร ต้องจัดที่จอดรถไม่น้อยกว่า 1 คันต่อพื้นที่ 60 ตารางเมตรในเขตกรุงเทพมหานคร และ 1 คันต่อพื้นที่ 120 ตารางเมตรในเขตเทศบาลอื่น ในทางปฏิบัติ ความต้องการที่จอดรถจริงมักมากกว่าเกณฑ์กฎหมาย จึงควรนับจากจำนวนรถของทีมจริง

ห้องน้ำห้องส้วม กฎกระทรวงฉบับที่ 39 (พ.ศ. 2537) กำหนดจำนวนขั้นต่ำสำหรับอาคารสำนักงานโดยคิดต่อพื้นที่อาคารทุก 300 ตารางเมตร แยกชายและหญิง ควรให้ผู้ออกแบบตรวจตารางแนบท้ายกับจำนวนคนที่วางแผนไว้

บันไดหนีไฟ กฎกระทรวงฉบับที่ 55 ข้อ 27 กำหนดว่าอาคารที่สูงตั้งแต่สี่ชั้นขึ้นไปต้องมีบันไดหนีไฟ นอกเหนือจากบันไดปกติ

การใช้ประโยชน์อาคารและผังเมือง การเปลี่ยนอาคารพักอาศัยมาใช้เป็นสำนักงานหรือพื้นที่ปฏิบัติงาน เข้าข่ายการเปลี่ยนการใช้อาคารซึ่งต้องดำเนินการตามกฎหมายควบคุมอาคาร และต้องอยู่ในพื้นที่ที่ผังเมืองรองรับ ควรตรวจสองเรื่องนี้ก่อนวางเงินจอง

สามทางเลือกเมื่อพื้นที่เดิมไม่พอ

จัดผังใหม่ในพื้นที่เดิม เหมาะเมื่อยังขาดไม่เกินราว 15% ของความต้องการ ต้นทุนต่ำและทำได้เร็ว แต่ซื้อเวลาได้จำกัด และถ้าปัญหาคือความสูงฝ้าหรือที่จอดรถ วิธีนี้แก้ไม่ได้

เช่าพื้นที่เพิ่มอีกจุด เหมาะเมื่อมีทีมที่ทำงานแยกได้จริง เช่น ฝ่ายขายที่ออกพบลูกค้าเป็นหลัก แต่ต้องยอมรับต้นทุนการประสานงานที่เพิ่มขึ้น ซึ่งมักถูกประเมินต่ำกว่าความจริง โดยเฉพาะเมื่อออฟฟิศแยกจากคลังหรือพื้นที่ผลิต

ย้ายไปที่เดียวที่รองรับได้ครบ ต้นทุนก้อนใหญ่ที่สุดและใช้เวลาเตรียมมากที่สุด แต่เป็นทางเดียวที่แก้ปัญหาความสูง ที่จอดรถ กำลังไฟ และการรวมทีมได้พร้อมกัน

สำหรับ SME ภาคการผลิตและการค้า ทางเลือกที่สองมักมีต้นทุนแฝงสูง เพราะเอกสาร ตัวอย่างสินค้า และการตัดสินใจต้องเดินระหว่างสองที่ตลอดวัน โรงงานขนาดเล็กหรือ Mini Factory ที่มีส่วนสำนักงาน พื้นที่ผลิต และคลังสินค้าอยู่ในหลังเดียวกัน เช่น โครงการของ Biggerland ย่านลำลูกกา ปทุมธานี ที่มีถนนกว้างรองรับรถบรรทุก ระบบไฟฟ้า 3 เฟส อยู่บนที่ดินสีม่วงที่ผังเมืองรองรับ และใกล้ทางขึ้นลงทางด่วน จึงเป็นทางเลือกที่ตอบทั้งเรื่องพื้นที่และเรื่องการรวมทีมในคราวเดียว

บทสรุป

การวางแผนพื้นที่ออฟฟิศเริ่มจากจำนวนคนคูณเกณฑ์ 10 ตารางเมตรต่อคน แล้วเผื่อสัดส่วนห้องประชุม พื้นที่ส่วนกลาง และทางเดินให้ครบ จากนั้นใช้โครงสร้างทีมกำหนดตำแหน่งของแต่ละแผนกและจำนวนห้องประชุมสามขนาด และประมาณจำนวนคนปีที่สามจากเป้ายอดขายหารรายได้ต่อหัว โดยออกแบบระบบให้รองรับปีที่สามแต่ตกแต่งเท่าที่ใช้ปีแรก สุดท้ายคือตรวจข้อกำหนดทางกฎหมายก่อนเซ็นสัญญาทุกครั้ง ทั้งระยะดิ่ง 3.00 เมตรสำหรับสำนักงาน ที่จอดรถตามเกณฑ์พื้นที่ ห้องน้ำตามจำนวนที่กำหนด บันไดหนีไฟ และการใช้ประโยชน์อาคารที่ตรงกับผังเมือง เพราะข้อผิดพลาดในกลุ่มนี้แก้ได้ยากและแพงที่สุด

FAQ คำถามที่พบบ่อย

Q1: ควรเผื่อพื้นที่ล่วงหน้ากี่ปี

A: สามปีเป็นกรอบที่สมดุลที่สุดสำหรับ SME เพราะสั้นพอที่จะประมาณจำนวนคนได้แม่นพอใช้ และยาวพอที่จะไม่ต้องย้ายซ้ำ หากสัญญาเช่ามีระยะยาวกว่านั้นหรือเป็นการซื้อ ให้ออกแบบโครงสร้างและระบบเผื่อถึงห้าปี แต่ยังตกแต่งตามการใช้งานจริงเป็นช่วง

Q2: ทีมทำงานแบบไฮบริดอยู่แล้ว ยังต้องเผื่อพื้นที่ต่อคนเท่าเดิมไหม

A: เกณฑ์ 10 ตารางเมตรต่อคนของ BCO ปรับขึ้นจาก 8 ตารางเมตรโดยมีเหตุผลจากการทำงานที่ยืดหยุ่นขึ้น เพราะเมื่อคนเข้าออฟฟิศไม่พร้อมกัน ที่นั่งประจำอาจลดได้ แต่ความต้องการห้องประชุม ห้องโทรศัพท์ และพื้นที่ทำงานร่วมจะเพิ่มขึ้น การลดพื้นที่รวมลงตามสัดส่วนคนที่ไม่เข้าออฟฟิศจึงมักทำให้ห้องประชุมไม่พอ

Q3: ควรเช่าหรือซื้อ

A: ให้ดูที่ความแน่นอนของรูปแบบธุรกิจและระยะเวลาที่จะอยู่ ถ้ากระบวนการผลิตหรือขนาดทีมยังเปลี่ยนบ่อย การเช่าให้ความยืดหยุ่นที่คุ้มกับต้นทุน แต่ถ้าธุรกิจนิ่งแล้ว มีเครื่องจักรที่ติดตั้งถาวร และต้องการควบคุมต้นทุนระยะยาวกับใช้เป็นหลักทรัพย์ค้ำประกันได้ การซื้อจะได้เปรียบกว่า ทั้งนี้ควรประเมินร่วมกับที่ปรึกษาการเงินของกิจการ